Egy vállalkozás működése során időnként hibák, eltérések vagy olyan helyzetek fordulhatnak elő, amelyek később problémát okozhatnak. Ilyenkor fontos eldönteni, hogy a már bekövetkezett problémát kell kezelni, vagy egyelőre csak egy lehetséges hibát szeretnénk megelőzni. Ehhez kapcsolódik a helyesbítő és a megelőző intézkedés fogalma.
Bár a két kifejezést gyakran együtt említjük, nem ugyanazt jelentik.
Mi az a helyesbítő intézkedés?
A helyesbítő intézkedés célja egy már bekövetkezett nemmegfelelőség kiváltó okának megszüntetése annak érdekében, hogy a probléma ne ismétlődjön meg.
Fontos különbséget tenni a hiba kijavítása és a helyesbítő intézkedés között. Ha például egy gyártó vállalkozás hibás terméket állít elő, a termék javítása vagy selejtezése önmagában még nem feltétlenül helyesbítő intézkedés. Ez a közvetlen probléma kezelése.
A helyesbítő intézkedéshez azt is meg kell vizsgálni, hogy miért készült hibás termék. Lehetséges például, hogy egy gép beállítása nem volt megfelelő, vagy az ellenőrzési folyamat nem biztosította a hiba időben történő felismerését. Ha a vállalkozás feltárja a kiváltó okot, majd módosítja a gépbeállítási vagy ellenőrzési folyamatot, már a probléma ismételt előfordulásának megelőzésére törekszik.
Mi az a megelőző intézkedés?
A megelőző intézkedés hagyományos értelemben olyan lépés, amely egy lehetséges probléma vagy nemmegfelelőség bekövetkezését hivatott megakadályozni.
Például egy vállalkozás észreveszi, hogy egy gép rendszeres meghibásodásra utaló jeleket mutat. Még nem történt olyan meghibásodás, amely hibás termékek gyártásához vezetett volna, de a vállalkozás a kockázat felismerése alapján karbantartást végez vagy módosítja az ellenőrzések gyakoriságát.
Ebben az esetben nem egy már bekövetkezett nemmegfelelőség kiváltó okát szüntetik meg, hanem egy lehetséges probléma kialakulásának kockázatát csökkentik.
Hogyan jelenik meg mindez az ISO-szabványokban?
Az ISO 9001:2008 korábbi kiadása még külön követelményként foglalkozott a megelőző intézkedésekkel. Az ISO 9001:2015 azonban már a kockázatok és lehetőségek kezelésére helyezi a hangsúlyt.
Ez azt jelenti, hogy a szervezeteknek a működésük tervezésekor fel kell ismerniük a lehetséges kockázatokat, és szükség esetén intézkedéseket kell tenniük azok kezelésére. A megelőzés tehát nem tűnt el, hanem az irányítási rendszer egészének részévé vált.
A helyesbítő intézkedések továbbra is fontos szerepet töltenek be: ha nemmegfelelőség következik be, a szervezetnek reagálnia kell rá, fel kell mérnie a kiváltó okokat, és szükség esetén intézkedéseket kell végrehajtania az ismétlődés elkerülésére.
Miért fontos a különbség?
A két megközelítés más helyzetben segíti a szervezetet. A helyesbítő intézkedés a már bekövetkezett problémák ismétlődésének megelőzésére irányul, míg a kockázatok kezelése a lehetséges problémák bekövetkezési valószínűségét vagy következményeit csökkentheti.
A hatékony irányítási rendszer mindkettőre figyelmet fordít. Nemcsak a már felmerült hibákból tanul, hanem a lehetséges problémákat is igyekszik időben felismerni.
Összességében a cél nem pusztán a hibák kijavítása, hanem a problémák okainak megértése és a kockázatok tudatos kezelése. Ez segíti a szervezetet abban, hogy megbízhatóbban működjön, és folyamatosan fejlessze folyamatait.