Az ISO-szabványokkal és az irányítási rendszerekkel kapcsolatban gyakran találkozhatunk az audit kifejezéssel. De mit jelent pontosan, mi a célja, és mire számíthat egy vállalkozás, amikor auditálásra kerül sor?
Az audit egy módszeres, dokumentált és objektív vizsgálat, amelynek során azt ellenőrzik, hogy egy szervezet tevékenységei, folyamatai vagy irányítási rendszere megfelel-e a meghatározott követelményeknek. Ezek a követelmények származhatnak például egy ISO-szabványból, jogszabályokból, belső szabályzatokból vagy szerződéses kötelezettségekből.
Az audit célja nem pusztán a hibák feltárása, hanem annak megállapítása is, hogy a szervezet megfelelően működik-e, és hol lehet szükség fejlesztésre.
Milyen auditok léteznek?
Az irányítási rendszerek esetében többféle auditot különböztetünk meg.
A belső audit során a szervezet saját működését vizsgálja meg. Ezt végezheti saját, megfelelően felkészült munkatárs vagy külső szakértő is. A cél annak ellenőrzése, hogy a rendszer megfelel-e a vonatkozó követelményeknek, és megfelelően működik-e a gyakorlatban.
A külső audit során a vizsgálatot a szervezettől független fél végzi. Ennek egyik típusa a tanúsító audit, amelyet egy tanúsító szervezet auditorai végeznek annak megállapítására, hogy az irányítási rendszer megfelel-e az adott ISO-szabvány követelményeinek.
Emellett üzleti partnerek vagy vevők is végezhetnek auditot, például annak ellenőrzésére, hogy egy beszállító teljesíti-e a szerződésben rögzített elvárásokat.
Hogyan zajlik egy audit?
Az audit folyamata jellemzően több egymásra épülő lépésből áll.
1. Felkészülés és tervezés
Az auditor előzetesen megismeri a szervezet tevékenységét, áttekinti a rendelkezésre álló dokumentumokat, és meghatározza a vizsgálat terjedelmét. A szervezet tájékoztatást kap az audit időpontjáról, tervezett menetéről és az esetlegesen szükséges előkészületekről.
2. A helyszíni vagy távoli vizsgálat
Az audit során az auditor interjúkat készíthet a munkatársakkal, dokumentumokat és nyilvántartásokat ellenőrizhet, valamint megfigyelheti a tényleges munkafolyamatokat. Nem elegendő ugyanis, ha egy eljárás csak írásban létezik: azt is vizsgálni kell, hogy a gyakorlatban valóban alkalmazzák-e.
3. Megállapítások rögzítése
Az auditor az összegyűjtött bizonyítékok alapján értékeli a követelmények teljesülését. Ha eltérést tapasztal, nemmegfelelőséget állapíthat meg. Emellett fejlesztési lehetőségekre is felhívhatja a figyelmet.
4. Jelentés és intézkedések
Az audit végén az auditor ismerteti a megállapításokat, majd elkészül az auditjelentés. Ha nemmegfelelőségeket tártak fel, a szervezetnek meg kell határoznia és végre kell hajtania a szükséges intézkedéseket, a vonatkozó követelményeknek megfelelően.
Hogyan érdemes felkészülni az auditra?
A legfontosabb, hogy a szervezet irányítási rendszere a mindennapokban is megfelelően működjön. A munkatársaknak ismerniük kell a saját feladataikat, a szükséges dokumentumoknak és nyilvántartásoknak rendelkezésre kell állniuk, a korábbi problémák kezelését pedig igazolni kell tudni.
Az audit nem vizsga, amelyen mindenáron hibátlannak kell látszani. Sokkal inkább egy objektív értékelés, amely segít megérteni, hogy a szervezet mennyire felel meg a követelményeknek, és hol van lehetőség a fejlődésre.
Összességében az audit az irányítási rendszer működésének fontos ellenőrzési eszköze. Megfelelő alkalmazásával feltárhatók a hiányosságok, megelőzhetők az ismétlődő problémák, és támogatható a szervezet folyamatos fejlődése.