Egy ISO audit közeledtével sok vállalkozásban felmerül a kérdés: mit kell előkészíteni, mire figyel az auditor, és hogyan biztosítható a gördülékeny lebonyolítás? A megfelelő felkészülés nemcsak az audit során jelentkező nehézségeket csökkentheti, hanem segíthet abban is, hogy a szervezet jobban megismerje saját működését.

A legfontosabb tudnivaló, hogy az audit nem egy egyszeri vizsga, amelyre néhány nappal korábban kell felkészülni. A sikeres audit alapja a mindennapokban is megfelelően működő irányítási rendszer.

1. Ismerjük meg az audit követelményeit!

Első lépésként tisztázni kell, hogy milyen audit következik. Más jellegű felkészülést igényelhet egy belső audit, egy első tanúsító audit vagy egy már tanúsított irányítási rendszer felügyeleti auditja.

Érdemes áttekinteni az alkalmazott szabvány követelményeit, a korábbi auditok megállapításait és az auditor által előzetesen megküldött információkat. Ezekből képet kaphatunk arról, mely folyamatokat és területeket fogják vizsgálni.

2. Ellenőrizzük a dokumentációt!

Az auditor megvizsgálhatja a szervezet működéséhez kapcsolódó dokumentumokat és nyilvántartásokat. Fontos, hogy a szükséges információk rendelkezésre álljanak, naprakészek legyenek, és összhangban álljanak a tényleges gyakorlattal.

Az ellenőrzés kiterjedhet például a folyamatleírásokra, a kockázatértékelésekre, a képzések dokumentálására, a belső auditok eredményeire és a vezetőségi átvizsgálás feljegyzéseire. A szükséges dokumentumok köre mindig az alkalmazott szabványtól és a szervezet tevékenységétől függ.

Nem az a cél, hogy minél több dokumentumot állítsunk elő, hanem az, hogy a működéshez szükséges szabályozások és bizonyítékok megfelelően rendelkezésre álljanak.

3. Készítsük fel a munkatársakat!

Az irányítási rendszer nem kizárólag a vezetőség vagy a minőségirányítási felelős feladata. A munkatársaknak ismerniük kell a saját tevékenységükre vonatkozó szabályokat, felelősségeket és elvárásokat.

Érdemes előre tájékoztatni őket az audit időpontjáról és várható menetéről. Fontos azonban, hogy ne betanult válaszokat próbáljanak adni az auditor kérdéseire. A legjobb megközelítés az őszinte, tényszerű kommunikáció és a tényleges munkavégzés bemutatása.

(A feszültség oldásához érdemes lehet a munkatársaknak szétküldeni az általam is használt felkészítő dokumentumot, ami ide kattintva elérhető.)

4. Vizsgáljuk meg a korábbi megállapításokat!

A korábbi auditok során feltárt hiányosságokat nem szabad figyelmen kívül hagyni. Ellenőrizni kell, hogy a szükséges intézkedéseket végrehajtották-e, és azok valóban eredményesek voltak-e.

Ha például korábban egy dokumentumkezelési probléma miatt eltérést állapítottak meg, nem elegendő pusztán módosítani az érintett dokumentumot. Azt is meg kell vizsgálni, hogy az intézkedés megszüntette-e a probléma okát, és megelőzhető-e annak ismételt előfordulása.

5. Gondoskodjunk a gyakorlati feltételekről!

Az audit gördülékenységét az egyszerű szervezési feladatok is befolyásolják. Biztosítani kell a szükséges dokumentumokhoz és munkatársakhoz való hozzáférést, valamint meg kell szervezni az auditor számára a vizsgálat elvégzéséhez szükséges feltételeket.

Helyszíni audit esetén a látogatásra vonatkozó biztonsági előírásokat is figyelembe kell venni.

Összefoglalás

Az ISO auditra való felkészülés legfontosabb eleme a működő, következetesen alkalmazott irányítási rendszer. A naprakész dokumentáció, a felkészült munkatársak, a korábbi megállapítások megfelelő kezelése és a tudatos szervezés mind hozzájárulhatnak a sikeres auditáláshoz.

Nem az a cél, hogy a szervezet hibátlannak mutassa magát, hanem az, hogy valós képet adjon a működéséről, és képes legyen kezelni a feltárt hiányosságokat. Az audit így nemcsak ellenőrzés, hanem a folyamatos fejlődés egyik fontos eszköze is.