Az ISO-szabványok szerinti irányítási rendszerek működtetése során rendszeresen találkozhatunk a belső audit és a tanúsító audit fogalmával. Bár mindkettő célja a követelmények teljesülésének ellenőrzése, fontos különbségek vannak közöttük. Eltér a céljuk, az elvégzésük módja és az is, hogy ki végzi a vizsgálatot.
Mi az a belső audit?
A belső audit az irányítási rendszer egyik fontos ellenőrzési eszköze. Célja annak megállapítása, hogy a szervezet folyamatai megfelelnek-e a vonatkozó szabvány követelményeinek, a saját szabályozásainak és az egyéb alkalmazandó előírásoknak.A belső audit lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozás még időben felismerje a hiányosságokat, mielőtt azok komolyabb problémát okoznának, vagy egy külső audit során derülnének ki.A vizsgálatot végezheti a szervezet megfelelően felkészült munkatársa vagy külső szakértő is. Fontos azonban a tárgyilagosság: az auditor nem auditálhatja a saját munkáját úgy, hogy az veszélyeztesse az értékelés pártatlanságát.A belső audit eredménye alapján a szervezet meghatározhatja, mely területeken működik megfelelően, és hol van szükség javításra. Az ISO 9001, az ISO 14001 és az ISO/IEC 27001 szabványok is előírják a belső auditok meghatározott rendszerességgel történő elvégzését.
Mi az a tanúsító audit?
A tanúsító audit célja annak független értékelése, hogy a szervezet irányítási rendszere megfelel-e az adott ISO-szabvány követelményeinek.A vizsgálatot egy külső tanúsító szervezet auditorai végzik. A folyamat része lehet a dokumentáció áttekintése, a munkatársakkal folytatott interjú, a folyamatok megfigyelése és a működést igazoló bizonyítékok ellenőrzése.A tanúsítás során az auditorok nemcsak azt vizsgálják, hogy a szükséges szabályozások rendelkezésre állnak-e, hanem azt is, hogy azokat a szervezet a gyakorlatban alkalmazza-e.Sikeres tanúsító audit esetén a tanúsító szervezet dönthet a tanúsítvány kiadásáról. A már tanúsított vállalkozásoknál később felügyeleti auditokra, a tanúsítási ciklus végén pedig megújító auditra kerülhet sor.
Mi a legfontosabb különbség a két audittípus között?
A leglényegesebb eltérés a céljukban rejlik. A belső audit a szervezet saját ellenőrzési és fejlesztési eszköze, amely segít fenntartani és javítani az irányítási rendszer működését. A tanúsító audit ezzel szemben független értékelés, amelynek célja a szabvány követelményeinek való megfelelés megállapítása a tanúsítási folyamat részeként.A két audit tehát nem helyettesíti egymást. Egy vállalkozás nem válthatja ki a szabvány által előírt belső auditokat azzal, hogy rendszeresen tanúsító auditon vesz részt.Érdemes arra is figyelni, hogy a belső audit nem pusztán adminisztratív kötelezettség. Ha megfelelően tervezik meg és végzik el, értékes visszajelzést adhat a vezetés számára a folyamatok tényleges működéséről.
Hogyan kapcsolódik össze a két audit?
A jól működő irányítási rendszerben a belső auditok segítenek felkészülni a tanúsító auditokra. A feltárt hiányosságok kezelésével a szervezet még a külső vizsgálat előtt javíthatja a működését.Ez azonban nem jelenti azt, hogy a belső audit célja kizárólag a tanúsító audit sikeres teljesítése lenne. A belső audit elsődleges feladata a rendszer megfelelőségének és eredményességének értékelése, valamint a fejlesztési lehetőségek azonosítása.
Összességében a belső audit és a tanúsító audit egymást kiegészítő eszközök. Az egyik a szervezet saját fejlődését és ellenőrzését támogatja, a másik pedig független értékelést nyújt a szabvány szerinti megfelelőségről. Együtt hozzájárulnak ahhoz, hogy az irányítási rendszer ne csupán dokumentált követelmények összessége legyen, hanem a mindennapi működés részeként is hatékonyan működjön.